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Eine "Catch-all"-E-Mail-Adresse ist eine Adresse, die alle Nachrichten empfängt, die an eine bestimmte Domain gesendet werden, aber keinen spezifischen Empfänger haben. Dies kann hilfreich sein, um sicherzustellen, dass keine E-Mails verloren gehen, kann aber auch zu einer Überflutung mit Spam führen.

Vorteile:
Kein Verlust von E-Mails:
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Sie fängt alle E-Mails ab, die an eine falsch geschriebene oder nicht existierende Adresse innerhalb einer Domain gesendet werden. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die sicherstellen wollen, dass sie keine wichtigen Kommunikationen verpassen.

Dies ist der häufigste Grund für den Einsatz einer Catch-all-E-Mail-Adresse:

Einfachheit in der Verwaltung:
Statt mehrere E-Mail-Adressen zu überwachen, können Unternehmen sich darauf konzentrieren, nur eine einzige Catch-all-Adresse zu verwalten, was die Administration vereinfacht. Dies ist aber ein seltenes Szenario.

Flexibilität bei Marketing und Kommunikation:

Unternehmen können leicht Werbeaktionen durchführen, indem sie spezifische Adressen für Kampagnen nutzen, ohne jede Adresse einzeln erstellen zu müssen Dies ist aber ebenfalls ein seltenes Szenario.

Nachteile:

Erhöhtes Spam-Risiko:

Da die Adresse alle an die Domain gesendeten E-Mails akzeptiert, kann dies zu einem erheblichen Anstieg von Spam führen. Dies wird früher oder später passieren.

Potenzielle Sicherheitsprobleme:

Die Offenheit einer Catch-all-Adresse macht sie anfällig für Phishing-Angriffe und andere bösartige Aktivitäten. Die Person, die diese Mails liest, sollte besonders vorsichtig sein, da phishing sehr oft der Fall sein wird.

‍Konfiguration bei Microsoft 365:

‍Um eine Catch-all E-Mail-Adresse bei Microsoft 365 einzurichten, müssen Sie einige spezifische Schritte in Ihrem Admin-Center durchführen. Microsoft 365 unterstützt jedoch nicht direkt eine traditionelle Catch-all-Funktion wie manche anderen E-Mail-Dienste. Stattdessen müssen Sie eine Regel in den Exchange Online-Einstellungen erstellen, um ähnliche Funktionen zu simulieren.

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen:

‍365 Catch-All Workaround

Admin Center Zugriff:

‍Melden Sie sich unter portal.office.com bei Ihrem Microsoft 365 Admin Center an.

‍Exchange Admin Center Öffnen:

Gehen Sie zu "Admin Center" und wählen Sie "Exchange".

Postfach anlegen:

Wir erstellen ein Postfach, in welches alle Mails zugestellt werden sollen. Egal, ob es sich dabei um ein Freigegebenes- oder Benutzerpostfach handelt. Bei einem freigegebenen Postfach spart man sich die Exchange Lizenz, kann aber dann auch nicht direkt darauf zugreifen.

Dynamische Verteilergruppe erstellen:

Eine dynamische Verteilergruppe funktioniert ähnlich einer normalen Verteilergruppe, mit dem großen Unterschied, dass die Mitglieder nicht statisch hinzugefügt werden. Bei einer solchen Gruppe gibt man nur Filter oder Konditionen an. Der Exchange bestimmt also bei jeder Abfrage dieser Gruppe, welche Benutzer aufgrund der Filter und/oder Konditionen ein Mitglied ist. Wir erstellen eine dynamische Verteilergruppe mit folgenden Parametern.
Parametern.

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Domäne als Internal Relay konfigurieren

Die Domäne muss im Exchange-admin center unter E-Mail-Fluss / Akzeptierte Domänen Accepted Domain von authorative zu InternalRelay geändert werden.

Normalerweise wird InternalRelay nur verwendet, wenn sich ein Teil der Empfänger auf einem externen Mailsystem befinden und der Exchange nicht allein für diese Domain verantwortlich ist. Standardmäßig werden Domains als „Authoritative“ angelegt und der Exchange-Online nimmt nur Mails entgegen , die er auch mit einem AD-Objekt verknüpfen kann. Diese Funktion umgehen wir, wenn die Domain als „Internal Relay“ konfiguriert ist.

Mailflow Regel erstellen

Jetzt vereinen wir die erstelle dynamische Verteilergruppe und das Catch-All Postfach in einer Mailflow Regel. Die Regel wird unter E-Mail-Fluss / Regeln erstellt

Folgende Parameter werden für die Regel benötigt:

Name: Ein beliebiger Name um die Regel zu identifizieren. Ohne Leerzeichen, damit die Handhabung mit der Powershell einfacher ist.

Diese Regel anwenden, wenn:

Der Absender ist intern/extern - outside the organization

Nachricht umleiten an - diese Empfänger - "das catch all Postfach angben"

Außer wenn - ist Mitglied dieser Gruppe - "dynamische Verteilegruppe angeben"

Ergebnis dieser Regel:

Wenn eine Nachricht von außerhalb der Organisation den Exchange erreicht, wird geprüft, ob der Empfänger in der dynamischen Verteilergruppe ist. In der Verteilegruppe sind alle definierten Adressen. Wenn ja, wird die Regel nicht beachtet. Wenn der Empfänger kein Mitglied ist, also eine z.B. falsch geschriebenes Adresse ist, greift die Regel und die Mail wird an das Catch-All Postfach zugestellt. Da die Gruppe als „dynamisch“ angelegt ist, sind neue Postfächer/Gruppen/Kontakte auch in der Gruppe.

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Vorsicht:

E-Mail Weiterleitungen:

Bei Weiterleitungen an externe Adressen greift die der catch-all Regel, die Bedingungen sind erfüllt. Es muss für die Adressen, an die weitergeleitet wird, Ausnahmen erstellt werden.

Folgende Parameter werden für die Ausnahmen benötigt:

Oder - Der Empfänger - Domäne ist - "Domäne der Adresse an die weitergeleitet wrd"

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